Načítám...

Jak si organizovat práci




To jak budete výkonní se odvíjí mj. i od toho, jak dobře si dokážete organizovat práci. Dlouho jsem hledal ten správný způsob. A hlavně jednoduchý.
Naučit se dělat věci co nejjednodušeji, jak to jen jde.

 

První věc je, že je potřeba dělat věci jednoduše, protože náš mozek je stavěn na dělání jednoduchých věcí. Ve výborné knize Jak pracuje Váš mozek najdete nemálo tipů co dělat a nedělat, aby výkon mozku nespadl někam na úroveň osmiletého dítěte.

Takže jsem od začátku podnikání dumal nad nějakou správnou organizací času a úkolů. Znáte to. GTD. Moderní doba. Samé tablety, permanentně online, cloud a další pičovinky. Jenže pokud není Vaším cílem být neustále online, tak moderní nástroje moc nefungují. Časem totiž zjistíte, že být permanentně online z Vás udělá otroka internetu.

Někdy od roku 2008 jsem lehkým uživatelem Apple zařízení, takže první myšlenka jak všechno organizovat, směřovala k nim. Na iOS existuje spousta GTD aplikací, nemálo z nich jsem i vyzkoušel, ale pořád to nějak nebylo ono. Pořád se musely úkoly někam datlovat, odškrtávat, synchronizovat, když se chtěl člověk podívat co a jak bylo potřeba zařízení zapínat. Nebylo nic vidět hned. Nesedělo mi to. Jednu chvíli jsem dokonce přemýšlel nad tím, že bych si nechal nějakou GTD aplikaci naprogramovat do iOS na míru. Poslal jsem pár poptávek, ceny začínaly na 60 tis a výš. Tudy cesta nevede.
Přece to musí jít jednodušeji …

Pořád mi tam scházela lehkost a flexibilita. Nebylo to ono.
Jednoduše zapsat, a mít to pořád na očích. Až bude hotovo, tak to zahodit.
Chtělo to jen vymyslet nějaký způsob, jak na to.
A taky co je vlastně potřeba si zapisovat?

 

V jedné z nejlepších knih co jsem četl, Tajemství úspěchu je návod, jak se naučit dělat věci postupně, jednu po druhé. Někdy je tato metoda označována jako „nápad za 25 tis dolarů„. Celé je to o tom, že si máte napsat 6 nejdůležitějších úkolů, a nedělat nic dalšího, dokud je nemáte hotové. Vyzkoušel jsem a funguje to. Vřele doporučuji. Jak zmiňovanou knihu, tak i metodu.

Takže mít důležitých 6 úkolů funguje.
Co dál? K tomu by to chtělo mít nějaký týdenní přehled.
Co je kdy potřeba splnit? Kdy je jaký termín? Kam je kdy potřeba někam jít? Nezapomenout. Neprošvihnout. Stejně tak je neméně důležité mít stále na očích nějaký přehled, na čem by bylo dobré který den dělat. Protože když přehled mít nebudete, tak je velmi snadné jednotlivé dny prokrastinovat. A pak zjistíte, že se termín přiblížil, ale nic není hotové.

No a v neposlední řadě by to chtělo taky nějaký výhled dopředu.
Co bude následovat v nejbližších týdnech? Tento měsíc? Příští měsíc?
Jak moc můžu slibovat? Budu mít plno nebo prostor?

A do toho všeho by to chtělo toto mít pořád na očích, a mít možnost s tím flexibilně pracovat. Dumal jsem. Vymýšlel. Hledal slepé cestičky. Ladil. Zkoušel. Až z toho vzniklo tohle:

Na každý týden si to vytisknu na A5.
Na každý týden si to vyplním a průběžně s tím pracuji.
Co je na papíře, to můžu pustit z hlavy. Osvobozující.
Papír mi leží pod klávesnicí, takže je vše stále na očích.
Každý den vidím, co mám dělat. To je velmi důležité.
Co splním, to si můžu odškrtnout, že mám splněno.
Současně vidím i měsíc dva dopředu, co mě zhruba čeká.
Není potřeba nic nikam datlovat, synchronizovat, zálohovat.
Jednoduché, prosté, s čistou hlavou. A vše je stále vidět. No a největší odměna pak čeká vždy na konci týdne, když to proženete skartovačkou.
Slastný pocit, týden co týden.

Vlevo je sloupec úkolů. Nanejvýš 6 důležitých úkolů, které je potřeba ten týden udělat. Uprostřed je sloupec týdenního přehledu. Co je potřeba udělat který den, včetně úkolů, co se opakují. No a vpravo je sloupec s výhledem dál, na aktuální a na další měsíc (aby bylo jednoduše vidět, co mě čeká výhledově, popř. co nezapomenout přepsat do dalšího týdenního papíru).

 

Vedle toho používám jedinou online službu, Google kalendář.
Na organizování schůzek, jednání, přednášek, na zablokování rodinného času. Na ploše pak mám permanentně jednoduchý plovoucí kalendář, který načítá a zobrazuje údaje z onoho Google kalendáře (jak na dnešní den, tak samozřejmě lze listovat i na další dny).

 

Pro plánování papír, pro ostatní Google.

Ale chápu, že každému může vyhovovat něco jiného.
Tohle jen píšu, kdyby Vám žádné standardní řešení nevyhovovalo.
Třeba bude vyhovovat tohle.
Ale třeba taky ne.




2 komentáře: “Jak si organizovat práci”

  1. Pavel Bohuněk napsal:

    Dobrý den,
    děkuji za super článek. Já taky pořád řeším, jak si co nejlépe zorganizovat práci a pořád mám pocit, že mi to moc nejde. Používám podobný způsob jako Vy. Na nástěnce mám seznam všech projektů i s termíny. Na stole vedle PC mám dvě A5. Na jednu si píšu plán na celý týden a na druhou jednotlivé úkoly na daný den. K tomu občas používám měřič odpracovaného času TIME TRACKING. Všechno dohromady funguje celkem dobře, ale má to jednu velkou závadu. Úkoly se pořád mění. TO-DO list na den musím třeba dvakrát přepsat. Důvod je ten, že investor nebo zadavatel pořád něco mění, posouvají termíny, ostatní profesanti nestíhají atd. Je to pořád dokola. Mám pevně daný termín, týden před odevzdání volám, jestli mi teda pošlou aktuální půdorysy, PBŘ, požadavky ostatních profesí atd. No, a oni mi řeknou, že nic nemají, že na tom ještě nezačali. Reálně se akce odevzdá měsíc po termínu a nic se neděje. Tento nešvar se mi do organizace práce ještě nepovedlo zakomponovat :-). Občas se mi stává, že místo projektování řeším co mám dělat dřív. Když už na něčem začnu, tak řeším, jestli by nebylo lepší dělat na něčem jiném. To pak po třech hodinách přeskakování z jedné akce na druhou to radši zabalím a jdu si zaběhat :-).

    • Jan Hlavatý napsal:

      Na tohle Vám (snad) dá odpověď můj další příspěvek, co vyjde zde na blogu 🙂
      Nicméně to, že musíte TO-DO list na den přepsat. To jsem tam vlastně nenapsal, že jsem se naučil si na den nedávat víc práce, jak na třech projektech. Proto má každý den jen tři chlívečky, každý řekněme maximálně po 2-3 hodinách. Práce na jednom projektu dopoledne, na druhém po obědě, a maximálně třetí odpoledne. Samozřejmě, že mezi tím chodí i nesouvisející emaily, ale ty je potřeba odsouvat do pozadí. A radši si mezi těmi třemi denními bloky vyhradit třeba půl hodiny v kuse právě na vyřízení nesouvisejících emailů. Jinak člověk bude skákat sem a tam z jednoho na druhé, a nic pořádně neudělá.

Napsat komentář: Jan Hlavatý Zrušit odpověď na komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

20 − 3 =



Další články

15. 6. 2022 Jan Hlavatý

Za poslední dobu se na mě obrátilo již několik lidí ze strany investorů s tím samým dotazem; jak se máme bránit proti tomu, aby nám dodavatel osazoval aktivní jímač, když ho nechceme? Je to poměrně jednoduché.   Jsou normy závazné, či nejsou? Soubor EN 62305 nemusíme dodržovat, protože normy jsou nezávazné! Spousta lidí všemožně blábolí, […]


Číst více



13. 5. 2022 Jan Hlavatý

Od 1. 7. 2022 nabývá účinnosti nový zákon o VTZ. Od 1. 7. 2022 začínají platit i nové legislativní požadavky na projektanty elektro. Od 1. 7. 2022 se budou požadavky na projektanty dělit podle toho, jak se dělí jednotlivé oblasti technických zařízení, následovně: zařízení v gesci Ministerstva práce a sociálních věcí (tzv. vyhrazená technická zařízení […]


Číst více



27. 3. 2022 Jan Hlavatý

„Jakto, že v projektu nemáte všechny světelné obvody přes chrániče?!„. pravil telefonicky výrobce rozváděčů na jednom mém projektu. „A proč by podle Vás měly být v občanské výstavbě světelné vývody přes chrániče?„, podivil jsem se, lehce pobaven potenciálem dalšího nesmyslu do sbírky. „Protože náš revizák to tak po nás vždycky chce!“ A bylo vymalováno. Jak […]


Číst více



Webdesign © 2018 David Jindra