V ohlédnutí za loňským rokem jsem naťuknul procesní řízení.
Chápu, že asi nebude příliš jasné, o co jde.

Představte si, že byste měli rozpitvat, co vlastně při projektování děláte? „Však to je přece jasné, ne?„. Ano, vím. Taky mi to bylo „jasné“. Byť jen do okamžiku, než jsem měl popsat, co vlastně při tom projektování dělám. No přece … projektuju. Jasně. Ale co to je? Co to „projektování“ obsahuje?
A hlavně … opakují se při projektování nějaké činnosti? Takřka s jistotou ano. I když se v každé zakázce většinou projektuje něco jiného, tak jednotlivé činnosti onoho projektování jsou více-méně pořád stejné. A to je právě ona příležitost pro procesní řízení.

Nicméně to nejtěžší na celém procesním řízení je … popsat ony procesy (a subprocesy). Pod pojmem „proces“ je myšlen jakýkoli ucelený výstup. Např. vše od poptávky až po uzavření smlouvy; vše potřebné pro vytvoření obsahu složky dokumentace; vše potřebné pro vytištění, zkompletování, a odevzdání oné složky dokumentace; atd. Pod pojmem „subproces“ je pak schováno vše, z čeho se každý onen proces musí poskládat. V případě modelové složky dokumentace všechny činnosti, co musíte udělat, abyste onu složku dokumentace mohli hotovou k odeslání do tisku; subproces pak může být jak nějaký dokument (technická zpráva, výkres, atd.), tak i nějaká činnost (podklady, emaily, schůzky, tisk, atd.). To nejtěžší je rozpitvat, co projektování obnáší. Respektive najít v tom co děláte opakující se činnosti, a ty popsat.
Jednoduché? Zkuste vzít tužku, a hoďte to na papír.
…
Jak to jde? No ještě chvilku to zkoušejte.
…
Kolik se Vám podařilo sepsat potřebných dokumentů/činností k tomu, abyste mohli vytvořit dokumentaci? Mě se to ustálilo na 63 různých dokumentech/činnostech, potřebných k tomu, aby pomocí nich šlo popsat moji práci. Aby šly opakovaně aplikovat na to, co dělám.

To rozpitvání do nějaké použitelné podoby zabralo asi rok intenzivní práce. Následné odladění a doladění pak ještě rok další. Taky bylo samozřejmě potřeba najít i vzájemné vztahy mezi procesy a subprocesy:

Nicméně výsledek stojí rozhodně za to.

Jako první to v plné nahotě odhalí, co vlastně vůbec děláte. A hlavně to ukáže, jak dlouho Vám co trvá. Máte třeba představu, jak dlouho Vám zabere udělat nějakou dokumentaci? Máte představu, kolik z toho času skutečně projektujete, a kolik z toho je všechen ten ostatní balast pomocných činností okolo? Já dokud nezačal pracovat s procesy, tak jsem neměl ani tušení …
… tak pro představu report z intenzivního projektování za půl roku:
Vlastní projektování není ani 2/3 celkového času. Jenom na telefonátech, emailech, a podkladech člověk zabije 15 % celého času projektování. Nebylo by krásné toto všechno na někoho delegovat? Nehledě na další vykazování, schůzky, poptávky a nabídky, tisky a odevzdávání.

Jenže abyste mohli začít něco delegovat, potřebujete vědět, co to konkrétně vlastně chcete delegovat. Jaké činnosti Vám ukrajují drahocenný čas, a přitom by je mohl dělat někdo jiný? Pokud nestíháte, tak Vám to ukáže koho na výpomoc máte hledat, a co by vlastně měl dělat.

Také je od toho grafu krásná paralela k již několikrát omílanému tématu; když se Vás někdo zeptá na hodinovou sazbu, o ceně čeho je řeč? O vlastním projektování? Anebo v tom kalkulujete i to všechno ostatní?

Možná si říkáte … hezký, ale k čemu to je?
K tomu, abych si dělal grafy co mi jak dlouho trvá?
Ne, to opravdu ne, v tom bych také příliš smyslu neviděl.
Část toho, k čemu může být procesní řízení dobré, je popsáno třeba tady.

Nicméně fantazii se meze nekladou. Jakmile se Vám podaří ony procesy (a subprocesy) popsat, a naučíte se je používat, tak se Vám otevřou zcela nové obzory v tom, jakým způsobem je možné organizovat práci. Nad rámec toho, co jsem popisoval minule. Procesní řízení Vám totiž umožní přejít na vyšší level organizace práce. Takové organizování práce „na druhou“.

Možná to taky znáte. Máte na stole současně několik projektů, a jednou z velkých výzev je, jak je vlastně všechny ukočírovat, aby se na žádný projekt nezapomnělo, a hlavně aby se stihly všechny termíny? Taky je víc než vhodné mít přehled o tom, co dalšího mě vlastně čeká následně. Jasně jde to i pomocí tužky a papíru, čmáráním fixou na tabuli, či mnoha jinými způsoby.

Ale stejně tak to jde zcela automatizovat tak, abyste na vlastní organizaci nemuseli vůbec myslet, a ona fungovala bez Vás a pro Vás; nikoli Vy pro ní. A jde to udělat právě díky procesnímu řízení.

Představte si, že na základě procesů a subprocesů vytvořený informační systém umí sám říkat, na čem se může dělat. To na čem se může dělat sám řadí podle toho, jaké jsou termíny odevzdání, a kolik zbývá dnů do konce. Hned na jedno kliknutí vidíte, co dalšího Vás čeká. Změní se termín? Žádný problém, úkoly se jednoduše automaticky přeskládají podle nových priorit. Stejně tak na jedno kliknutí vidíte, jaké čekají poptávky na vyřízení, jaké nabídky jsou v běhu.
V jakýkoli okamžik máte přehled o naplněnosti Vaší kapacity:

Když zadáte novou poptávku, sytém jí automaticky přidělí zakázkové číslo, a k tomu pro porovnání vypíše podobné projekty z historie. Veškeré historické ceny systém automaticky přepočítává přes inflaci na ceny současné, takže hned máte srovnání, za kolik by ten který projekt měl být v dnešních cenách. Podle nastaveného poměrného údaje (např. počet bytů, zastavěná plocha, atd.) systém u nové poptávky hned automaticky ukáže, kde by se zhruba měla pohybovat cena. Ke každé zakázce máte možnost naimportovat časové údaje o tom, jak dlouho Vám zabrala práce (viz např. již zmiňovaný www.toggl.com), takže u budoucích poptávek hned vidíte, kolik Vám podobné projekty přibližně zaberou času. A rovnou systém může spočítat, kde se pohybuje cena podle sazebníků (např. hodinové sazby UNIKA či ČKA/ČKAIT, opět automaticky přepočtené přes inflaci na aktuální dnešní hodnoty). Abyste to nemuseli hledat, systém automaticky řekne, v jakém distribučním území se stavba nachází, pro usnadnění řekne i jak pojmenovat složku na disku.

Vložená ukázka plánuje práci na úrovni procesů. Kdybyste chtěli jít v plánování ještě o úroveň dál, stačí rozšířit plánování na úroveň subprocesů. K tomu je nicméně potřeba do systému zadat i vzájemné návaznosti subprocesů (např. že tisknout a kompletovat nemůžu dříve, dokud není hotová dokumentace, že nemůžu dělat na výkrese osvětlení dříve, než mám výpočty osvětlení či rozmístění svítidel; atd.). Na základě definovaných návazností se pak jednotlivé subprocesy na kterých se může pracovat nasypou do jakéhosi virtuálního „košíku“, a v něm se řadí podle toho, co je potřeba udělat přednostně (ať už kvůli tomu, že na výsledek navazuje nějaký další subproces, a k tomu samozřejmě podle zbývajících dní do odevzdání, či s prioritou akutních zakázek). To na čem dělat možné není, to čeká v pozadí.

No a kdybyste chtěli jít ještě o další úroveň plánování dál, tak stačí do systému doplnit ještě i role zaměstnanců, a na základě kategorizace jejich odborných znalostí definovat, na kterých subprocesech mohou pracovat, a na kterých ne (např. kreslič bude nepochybně zvládat jinou práci, než autorizovaný projektant). A jednotlivým zaměstnancům se pak z košíku subprocesů nabízejí už jen ty činnosti, ke kterým jsou kompetentní (např. onomu kresliči se nabídne, že může připravovat rozvržení na výkresech, ale nenabídne se mu, že by měl spočítat nějaké dimenzování). Z toho pak plyne optimální rozdělování práce zaměstnancům (autorizovanému projektantovi ulehčím od pomocných činností, a naopak kresliče nestresuji něčím, s čím si neumí poradit). Současně díky již zmíněnému košíku subprocesů každý zaměstnanec v každém okamžiku ví, na čem může pracovat; z hlediska produktivity velmi důležité. Současně má ale každý svobodu volby si vybrat, na čemu zrovna chce dělat; to je naopak velmi důležité z hlediska spokojenosti zaměstnanců. Evidování a hlídání odpracovaného času na zakázkách, či automatické reporty jsou pak už jen další možnou třešničkou. Nicméně celé tohle může prakticky automaticky řídit a plánovat práci libovolného počtu lidí.

Čili hrátky s grafy jsou to poslední, k čemu je procesní řízení dobré.
Dobré je k tomu, aby to velmi usnadnilo organizaci práce.

3 komentáře: “Jak si organizovat práci²”

1. Michal Kosina napsal:

   28. 12. 2019 (17:28)

   Dobrý den,
   pokud chcete software na plánování a zadarmo…Tak lze použít http://www.projectlibre.cz/. Tento software má svoje mouchy, ale je zadarmo… U něj si alespoň lze ujasnit..co vlastně chcete..

   Odpovědět
2. Radek Vyroubal napsal:

   20. 10. 2019 (21:53)

   Dobrý den,
   co prosím tedy používáte přímo Vy za SW ? Sám aktuálně řeším stejnou věc a zatím jsem přišel na programy buď moc složité nebo to je za celkem velký peníz.

   Odpovědět
   • Jan Hlavatý napsal:

     21. 10. 2019 (10:08)

     Myšlenka na nějaký systém vzešla původně z firmy. Měl to na starost kolega, který to řešil tuším nejméně se dvěma firmami. Výsledek byl ale akorát ten, že vyletělo spousta peněz oknem, ale nefungovalo nic.

     Tam jsem pochopil několik zásadních věcí: 1/ krabicová řešení patrně nebudou fungovat tak, jak by si člověk představoval; 2/ je totální nesmysl zadávat něco naprogramovat, když člověk nemá ujasněno, co přesně chce, a jak by to mělo fungovat; 3/ ještě větší nesmysl je na to brát řešení, kde se platí měsíční „výpalné“ (nás to tehdá stálo tuším 20 litrů měsíčně, aniž by cokoli bylo k použití).

     Dal jsem si tak nějak dohromady co chci, aby to dělalo, a jak chci aby to fungovalo. Koupil jsem si dvě příručky MS Access a naučil se z toho nějaké základy fungování databází. U toho se hezky upřesnilo, co je a co není možné. Na http://www.navolnenoze.cz jsem si našel člověka, který se věnuje MS Access, a u něj jsem si ten systém nechal naprogramovat.

     Výsledek je ten, že mám informační systém, udělaný na míru v MS Access. Díky nějakým základům v MS Access jsem schopen si v něm nějaké drobnosti sám upravovat. Nestálo to majlant, ani nemusím nikomu cálovat nějaké měsíční výpalné. A hlavně jsem si u toho všeho ujasnil, co chci aby to dělalo, a jak chci aby to fungovalo, a taky to tak i funguje (bez takových těch obvyklých nesmyslů „u nás to takhle nejde, u nás se musí klikat tam a tam“).

     Pokud si chce někdo nechat naprogramovat nějaký informační systém na míru, vřele doporučuju si nejprve nechat postavit nějakou lokální databázi třeba na onom MS Access. Na tom si vyzkoušet a odladit, jak by to mělo vypadat, jak by se to mělo chovat, atd. Je potřeba to nějaký čas používat, aby si člověk odzkoušel a odladil postupy, které mu vyhovují. A teprve až potom začít případně uvažovat o tom, že se si nechá naprogramovat nějaký „velký“ informační systém …

     PS: Jinak časové údaje co mi jak dlouho trvá do toho importuju z http://www.Toggl.com, což je naprosto úžasně jednoduchá aplikace, kterou se dá velmi jednoduše měřit, jak co dlouho dělám.

     Odpovědět