To jak budete výkonní se odvíjí mj. i od toho, jak dobře si dokážete organizovat práci. Dlouho jsem hledal ten správný způsob. A hlavně jednoduchý.
Naučit se dělat věci co nejjednodušeji, jak to jen jde.

První věc je, že je potřeba dělat věci jednoduše, protože náš mozek je stavěn na dělání jednoduchých věcí. Ve výborné knize Jak pracuje Váš mozek najdete nemálo tipů co dělat a nedělat, aby výkon mozku nespadl někam na úroveň osmiletého dítěte.

Takže jsem od začátku podnikání dumal nad nějakou správnou organizací času a úkolů. Znáte to. GTD. Moderní doba. Samé tablety, permanentně online, cloud a další pičovinky. Jenže pokud není Vaším cílem být neustále online, tak moderní nástroje moc nefungují. Časem totiž zjistíte, že být permanentně online z Vás udělá otroka internetu.

Někdy od roku 2008 jsem lehkým uživatelem Apple zařízení, takže první myšlenka jak všechno organizovat, směřovala k nim. Na iOS existuje spousta GTD aplikací, nemálo z nich jsem i vyzkoušel, ale pořád to nějak nebylo ono. Pořád se musely úkoly někam datlovat, odškrtávat, synchronizovat, když se chtěl člověk podívat co a jak bylo potřeba zařízení zapínat. Nebylo nic vidět hned. Nesedělo mi to. Jednu chvíli jsem dokonce přemýšlel nad tím, že bych si nechal nějakou GTD aplikaci naprogramovat do iOS na míru. Poslal jsem pár poptávek, ceny začínaly na 60 tis a výš. Tudy cesta nevede.
Přece to musí jít jednodušeji …

Pořád mi tam scházela lehkost a flexibilita. Nebylo to ono.
Jednoduše zapsat, a mít to pořád na očích. Až bude hotovo, tak to zahodit.
Chtělo to jen vymyslet nějaký způsob, jak na to.
A taky co je vlastně potřeba si zapisovat?

V jedné z nejlepších knih co jsem četl, Tajemství úspěchu je návod, jak se naučit dělat věci postupně, jednu po druhé. Někdy je tato metoda označována jako „nápad za 25 tis dolarů„. Celé je to o tom, že si máte napsat 6 nejdůležitějších úkolů, a nedělat nic dalšího, dokud je nemáte hotové. Vyzkoušel jsem a funguje to. Vřele doporučuji. Jak zmiňovanou knihu, tak i metodu.

Takže mít důležitých 6 úkolů funguje.
Co dál? K tomu by to chtělo mít nějaký týdenní přehled.
Co je kdy potřeba splnit? Kdy je jaký termín? Kam je kdy potřeba někam jít? Nezapomenout. Neprošvihnout. Stejně tak je neméně důležité mít stále na očích nějaký přehled, na čem by bylo dobré který den dělat. Protože když přehled mít nebudete, tak je velmi snadné jednotlivé dny prokrastinovat. A pak zjistíte, že se termín přiblížil, ale nic není hotové.

No a v neposlední řadě by to chtělo taky nějaký výhled dopředu.
Co bude následovat v nejbližších týdnech? Tento měsíc? Příští měsíc?
Jak moc můžu slibovat? Budu mít plno nebo prostor?

A do toho všeho by to chtělo toto mít pořád na očích, a mít možnost s tím flexibilně pracovat. Dumal jsem. Vymýšlel. Hledal slepé cestičky. Ladil. Zkoušel. Až z toho vzniklo tohle:

Na každý týden si to vytisknu na A5.
Na každý týden si to vyplním a průběžně s tím pracuji.
Co je na papíře, to můžu pustit z hlavy. Osvobozující.
Papír mi leží pod klávesnicí, takže je vše stále na očích.
Každý den vidím, co mám dělat. To je velmi důležité.
Co splním, to si můžu odškrtnout, že mám splněno.
Současně vidím i měsíc dva dopředu, co mě zhruba čeká.
Není potřeba nic nikam datlovat, synchronizovat, zálohovat.
Jednoduché, prosté, s čistou hlavou. A vše je stále vidět. No a největší odměna pak čeká vždy na konci týdne, když to proženete skartovačkou.
Slastný pocit, týden co týden.

2 komentáře: “Jak si organizovat práci”

1. Pavel Bohuněk napsal:

   22. 1. 2019 (11:07)

   Dobrý den,
   děkuji za super článek. Já taky pořád řeším, jak si co nejlépe zorganizovat práci a pořád mám pocit, že mi to moc nejde. Používám podobný způsob jako Vy. Na nástěnce mám seznam všech projektů i s termíny. Na stole vedle PC mám dvě A5. Na jednu si píšu plán na celý týden a na druhou jednotlivé úkoly na daný den. K tomu občas používám měřič odpracovaného času TIME TRACKING. Všechno dohromady funguje celkem dobře, ale má to jednu velkou závadu. Úkoly se pořád mění. TO-DO list na den musím třeba dvakrát přepsat. Důvod je ten, že investor nebo zadavatel pořád něco mění, posouvají termíny, ostatní profesanti nestíhají atd. Je to pořád dokola. Mám pevně daný termín, týden před odevzdání volám, jestli mi teda pošlou aktuální půdorysy, PBŘ, požadavky ostatních profesí atd. No, a oni mi řeknou, že nic nemají, že na tom ještě nezačali. Reálně se akce odevzdá měsíc po termínu a nic se neděje. Tento nešvar se mi do organizace práce ještě nepovedlo zakomponovat :-). Občas se mi stává, že místo projektování řeším co mám dělat dřív. Když už na něčem začnu, tak řeším, jestli by nebylo lepší dělat na něčem jiném. To pak po třech hodinách přeskakování z jedné akce na druhou to radši zabalím a jdu si zaběhat :-).

   Odpovědět
   • Jan Hlavatý napsal:

     22. 1. 2019 (11:28)

     Na tohle Vám (snad) dá odpověď můj další příspěvek, co vyjde zde na blogu 🙂
     Nicméně to, že musíte TO-DO list na den přepsat. To jsem tam vlastně nenapsal, že jsem se naučil si na den nedávat víc práce, jak na třech projektech. Proto má každý den jen tři chlívečky, každý řekněme maximálně po 2-3 hodinách. Práce na jednom projektu dopoledne, na druhém po obědě, a maximálně třetí odpoledne. Samozřejmě, že mezi tím chodí i nesouvisející emaily, ale ty je potřeba odsouvat do pozadí. A radši si mezi těmi třemi denními bloky vyhradit třeba půl hodiny v kuse právě na vyřízení nesouvisejících emailů. Jinak člověk bude skákat sem a tam z jednoho na druhé, a nic pořádně neudělá.

     Odpovědět